Automatisieren Sie Ihre PDF-Dateien mit einem PDF-Konverter

Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen der automatisierten PDF-Erstellung mit Hilfe eines vielseitigen PDF-Konverters, der die Stapelverarbeitung optimiert. Anwender, die eine große Menge an Dokumenten bearbeiten, profitieren durch einen um zusätzliche Schritte erweiterten PDF-Workflow von einem unschätzbaren Mehrwert.  

Lassen Sie uns zunächst das Kernkonzept näher betrachten. PDF hat sich als Standard für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten durchgesetzt und die meisten Tools bieten die Option "Als PDF speichern" an. Die Erstellung eines PDF-Dokuments aus verschiedenen Quellen wie Microsoft Office, Bildern oder Screenshots und deren Zusammenführung zu einem einzigen Dokument erfordert jedoch spezielle Software. Ein PDF-Konverter erleichtert diesen Prozess, indem er es Ihnen ermöglicht, ein PDF zu erzeugen, wenn die Quelldateien druckbar sind.  

Nutzen Sie nach der PDF-Erstellung die intelligenten Automatisierungsfunktionen von PDF-Automatisierungssoftware wie PDFCreator, die Ihren Arbeitsablauf optimieren.  

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Was gehört zur PDF-Automatisierung?

Zusätzlich zu der Möglichkeit, mehrere Dateien im Stapelverfahren in das PDF-Format zu konvertieren, sind viele der im PDFCreator enthaltenen Funktionen automatisierbar. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten:

Automatisches Speichern von PDF-Dateien

Beim Speichern eines PDF-Dokuments können Sie die Auswahl eines Zielordners oder Dateinamens überspringen. Mit der Auto-Save-Funktion können Sie Einstellungen in Ihrem Profil vordefinieren und einen PDFCreator-Drucker mit diesem verbinden. Dank dieser Funktion können Sie jede Interaktion mit dem PDFCreator überspringen und direkt aus Ihrem Dokument heraus drucken. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie beispielsweise alle Ihre Rechnungen in einem bestimmten Ordner und die Korrespondenz mit Ihren Kunden in einem anderen Ordner speichern können.

Tipp: Für die Zwecke der elektronischen Dokumentenarchivierung können Sie Ihre Dokumente auch automatisch als PDF/A speichern. Es stellt sicher, dass Ihre Inhalte für bessere Zugänglichkeit und Lesbarkeit in zukunftssichere Dateiformate konvertiert werden. Mit dem ISO-standardisierten PDF/A-Format sind digitale Dokumente für die Langzeitarchivierung geeignet.

Automatischer Versand von PDFs per E-Mail

Wenn Sie Ihre Datei aus Speicherplatzgründen nicht auf Ihrem lokalen Gerät speichern möchten oder wenn Sie diese speichern und Ihr PDF per E-Mail an eine vordefinierte Adresse senden möchten, können Sie dies in Ihren Einstellungen automatisieren. Wenn Sie diese Funktion verwenden, werden Ihre bevorzugten Einstellungen bei jeder PDF-Konvertierung automatisch übernommen. Dies ist für verschiedene Profile möglich, sodass Sie je nach Druckort individuelle Einstellungen vornehmen können. Sie können beispielsweise alle Ihre Rechnungen an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse senden und Berichte automatisch an eine andere Adresse übermitteln.

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Mit Benutzer-Tokens automatisch Daten zu Ihren PDFs hinzufügen

Wenn Sie regelmäßig mit PDFs arbeiten, die alle ein ähnliches Muster aufweisen, können Sie sich mit Hilfe von Benutzer-Tokens viele unnötige Schritte und Wiederholungen sparen. Sie dienen als Platzhalter für bestimmte Werte, die Sie entsprechend Ihren Anforderungen definieren können. Dies bedeutet, dass Sie die Interaktion mit Ihrem PDF-Konverter überspringen können, da er diese Werte automatisch einfügt.

Wenn Sie beispielsweise viele Rechnungen im PDF-Format erstellen, können Benutzer-Tokens automatisch die Rechnungsnummer, den Kundennamen und/oder weitere Informationen in den Dateinamen der Rechnung einfügen. Dies lässt sich in wenigen einfachen Schritten einrichten.

Automatisches Hinzufügen von Anhängen zu Ihrer PDF-Datei

Es ist möglich, Ihren PDF-Dateien einzelne oder mehrere Seiten als Anhang hinzuzufügen. Dies kann vorab entsprechend konfiguriert werden, sodass dies alles automatisch entweder vor oder nach der Konvertierung geschieht.  Sie können den mit PDFCreator versendeten E-Mails auch zusätzliche Anhänge hinzufügen. Dadurch können Sie das Versenden einer zusätzlichen E-Mail vermeiden und alles an einem zentralen Ort zusammenführen.

Ergänzen Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Cover oder einem Hintergrund 

Sie können Ihren PDFs auch mehrere Seiten als Deckblätter oder Hintergrundseiten hinzufügen. Je nachdem, wie viele Seiten Ihr Cover umfasst oder wie viele Seiten mit einem Hintergrund zu versehen sind, wählen Sie aus, wie oft diese wiederkehren sollen. Wenn beispielsweise die erste Seite ein anderes Layout erfordert als die übrigen Seiten, kann die erste Deckblatt- oder Hintergrundseite voreingestellt werden, während die übrigen Seiten bis zum Ende des Dokuments das gleiche Layout aufweisen.

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Dokumente automatisch zusammenführen

Wenn Sie mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenfügen möchten, haben Sie die Möglichkeit, neue Dateien automatisch zusammenzuführen, wenn Sie diese in einer bereits bestehenden Zieldatei speichern. Mit anderen Worten: Wenn eine Zieldatei bereits existiert, wird das neue Dokument automatisch mit der bestehenden Datei zusammengeführt, ohne dass Sie etwas tun müssen.

PDFs automatisch aufteilen

Eine weitere sehr praktische und hilfreiche Funktion sind Benutzer-Tokens, mit denen Sie ein Dokument aufteilen können. Wenn Sie ein solches Token in ein Dokument einfügen, sorgt es dafür, dass die PDF-Datei automatisch an dem angegebenen Abschnitt geteilt wird, an dem das Token platziert wurde. Dadurch wird ein neues Dokument mit dem zugehörigen Inhalt erstellt.

Datensicherheit: Automatischer Schutz Ihrer PDF-Dateien

Für Unternehmen und für viele Privantanwender sind die Sicherheit und der Schutz ihrer sensiblen Daten zwei der wichtigsten Faktoren. Die Sicherheit des PDF-Formats ist daher einer der Hauptgründe für seine Beliebtheit. Sie können Ihre PDF-Dateien verschlüsseln und mit einem Passwort schützen und Sie können PDF-Dateien sogar digital signieren. All dies kann manuell oder automatisch in PDFCreator eingestellt werden.

Eine alternative Option zur Gewährleistung der Datensicherheit ist die Möglichkeit, Ihre PDF-Dateien mit Wasserzeichen zu ergänzen.

Eine weitere Möglichkeit zur Erhöhung der Sicherheit besteht darin, Ihre Dateien über SFTP auf einen FTP-Server hochzuladen. Dadurch werden Ihre Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt und dies bietet eine zusätzliche Schutzebene. 

Im Gegensatz zu SAAS- und Cloud-Lösungen, die eine Kontrolle im unternehmenseigenen Netzwerk ermöglichen, ist PDFCreator eine Desktop-Anwendung, die in lokalen IT-Infrastrukturen installiert und bereitgestellt wird. Die Verwendung eines Proxy-Servers bietet Ihnen eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Tipp: Auf Wunsch bieten wir auch eine Lösung für lokale Umgebungen zum autarken, unabhängigen Arbeiten, ohne Abhängigkeit von einer Cloud oder Internetverbindung.

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Automatische Integration von benutzerdefinierten CS-Skripten

PDFCreator ermöglicht es jeder COM-fähigen Anwendung, seine Funktionalität zu nutzen. Er ermöglicht Anwendern, eigene CS-Skripte mit Zugriff auf die gesamten Auftragsdaten zu schreiben. Diese benutzerdefinierten Skripte können sowohl vor als auch nach der Konvertierung integriert werden. Er ermöglicht vollen Zugriff auf das .NET-Framework und kann auf kompatible externe Bibliotheken verweisen.

Automatisieren Sie Ihren PDF-Workflow durch die Definition von Aktionsschritten

Viele der oben genannten und auch weitere Funktionen lassen sich mit der "Aktion"-Funktion von PDFCreator problemlos in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Mit dieser können Sie Arbeitsschritte (Aktionen) schnell und einfach aktivieren und eine benutzerdefinierte Reihenfolge festlegen, in der diese Aktionen vor oder nach jeder Konvertierung ausgeführt werden. Dies ist eine vollständige Liste aller in PDFCreator verfügbaren Aktionen:

Vorbereitung

Benutzer-Tokens

Weiter zum Profil

CS-Script

Ändern

Cover

Anhang

Stempel

Hintergrund

Wasserzeichen

Seitenzahlen

Verschlüsselung

Signatur

Versenden

Öffnen

E-Mail

Drucken

Programm ausführen

FTP

(E-Mail) SMTP

HTTP

Dropbox

Fazit: Vorteile der PDF-Automatisierung

Die PDF-Automatisierung hilft Ihnen, viele Ihrer dokumentenbasierten Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Ein PDF-Konverter für die Automatisierung von Dokumentenprozessen:

  • ·verfügt über die notwendigen Funktionen zur Verarbeitung und Automatisierung eines großen Dokumentenvolumens.
  • entlastet Ihren Arbeitsablauf von sich wiederholenden Arbeitsschritten.
  • ·ermöglicht Ihnen durch die Einsparung von Zeit und Geld eine schnellere Umsetzung Ihrer Zielvorgaben.

Sie können die Automatisierungsfunktionen von PDFCreator Free kostenlos nutzen. Damit Ihr Unternehmen von dessen Funktionsumfang optimal profitiert, empfehlen wir Ihnen jedoch die Verwendung einer unserer vollwertigen PDFCreator-Business-Editionen, die für jede IT-Umgebung erhältlich sind.

Entdecken Sie die Vorzüge der PDF-Automatisierung mit PDFCreator

Intelligente PDF-Automatisierung wird in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt, die regelmäßig mit einer großen Menge an digitalen Dokumenten arbeiten, beispielsweise in der Versicherungs-, Finanz- und Gesundheitsbranche. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, sollten Sie PDFCreator in jedem Fall selbst testen, wenn Sie eine sichere Lösung für die stapelweise Verarbeitung von Dokumenten suchen, die Ihnen zudem auch die Automatisierung sich wiederholender Arbeitsschritte ermöglicht. Neben Adobe ist unser Produkt seit über 15 Jahren DAS Tool Nummer eins für zahlreiche Unternehmen weltweit.

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