Die Bedeutung von PDF/A für die digitale Langzeitarchivierung

PDF/A ist eine spezielle Art von PDF die für die Langzeitarchivierung und Erhaltung von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde. Statt endlosen Aktenregalen und Aktenordnern für Papierdokumente, besteht in unserer modernen digitalen Welt der Bedarf nach einer Methode, die ein einfaches Abrufen und Darstellen von Dokumenten für eine lange Zeit sicherstellt. In Europa wird PDF/A in verschiedenen Organisationen und Regierungseinrichtungen für die Langzeitarchivierung empfohlen oder ist zum Teil sogar durch ein Gesetz verordnet. In den USA bestehen diese Empfehlungen im Rechtssystem sowie in Bibliotheken. Diese Gebiete sind von einer Archivierung abhängig, die sicher stellt, dass elektronische Dokumente für viele Jahre reproduziert werden können - im exakt originalen Zustand, bei Verwendung unterschiedlicher Software.

PDF/A-1: Dies ist der ursprüngliche PDF/A-Standard, er enthält einige Einschränkungen bezüglich der Verwendung von Farben, Fonts, Anmerkungen und anderen Elementen. Es gibt zwei Varianten von PDF/A-1:
Level B (basic) und Level A (accessible).
PDF/A-1b konzentriert sich hauptsächlich auf die Erhaltung der visuellen Darstellung eines Dokuments.
PDF/A-1a fügt Funktionen hinzu, die die Zugänglichkeit des Inhalts für körperlich beeinträchtigte Personen verbessern. Seine Anforderungen beinhalten zuverlässige Textsemantik und Informationen zur Struktur um die natürliche Lesereihenfolge und logische Dokumentstruktur zu erhalten.

PDF/A-2: Dieser Standard enthält mehrere Ergänzungen wie z.B. eine JPEG 2000-Kompression, optionale Inhaltsebenen und PDF-Pakete. Er erlaubt außerdem Dateianhänge, soweit diese selbst PDF/A-1 oder PDF/A-konform sind. Während es auch für PDF/A-2 die Konformitätssstufen B und A gibt, wurde zusätzlich eine neue Variante – Level U (unicode) eingeführt. Level U sorgt dafür, dass der Text zuverlässig durchsucht und kopiert werden kann.

PDF/A-3: Der dritte Standard ist fast identisch mit PDF/A-2. Der einzige Unterschied ist, dass er es erlaubt, beliebige Dateiformate in PDF/A-konforme Dateien zu integrieren. Bei diesen beliebigen Dateiformaten handelt es sich u.a. um CSV, CAD, XML, Tabellenkalkulationsdokumente und Textverarbeitungsdokumente.

Keiner der ISO-Standards ersetzt seinen Vorgänger, und derzeitige PDF/A-Versionen werden durch kommende Entwicklungen in den PDF/A-Standards nicht veraltet sein. Es gilt immer die Voraussetzung, dass zukünftige Anwendungen zum Anzeigen von PDF-Dateien rückwärtskompatibel sein müssen. Das bedeutet, dass ältere Versionen von PDF/A weiterhin korrekt dargestellt werden können.

PDF/A-Dokumente mit PDFCreator erstellen

Mit PDFCreator können Sie Ihre Dateien in PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-3b konvertieren. 

• Laden Sie PDF Creator herunter und installieren Sie ihn (falls noch nicht geschehen)
• Wählen Sie das Ausgabeformat im Druckfenster
• Alternativ können Sie auch auf die Registerkarte Profile gehen und auf Konvertieren klicken
• Wählen Sie aus den Ausgabeformaten PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-3b
• Konvertieren Sie ein PDF mit dem Profil, für das Sie das PDF/A-Format ausgewählt haben

Durch die Möglichkeit, verschiedene Profile und Drucker einzurichten, kann die Auswahl des richtigen Formats für den jeweiligen Zweck automatisiert und einfach in Ihren Workflow integriert werden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre PDF-Dateien automatisieren können, lesen Sie unseren Artikel über PDF-Automatisierung.

PDF/A ist ein Standard für die Archivierung elektronischer Dokumente im PDF-Format, der speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten ohne Informationsverlust entwickelt wurde.

PDF/A stellt sicher, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Format erhalten und abgerufen werden können, unabhängig von Änderungen in Technologie oder Software, und eignet sich daher für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente.

PDF/A hat spezielle Anforderungen, die die Aufbewahrung von Dokumenten sicherstellen sollen, wie z. B. die Einbettung von Schriftarten, keine Verschlüsselung und die Einhaltung von Metadatenstandards. Normale PDF-Dateien erfüllen diese Anforderungen möglicherweise nicht und sind nicht für die langfristige Aufbewahrung optimiert.

PDF/A-Dokumente können mit spezieller Software oder durch Konvertierung bestehender PDF-Dokumente in das PDF/A-Format erstellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass das resultierende PDF/A-Dokument die Anforderungen der gewünschten PDF/A-Version erfüllt.