Comment l’automatisation PDF peut vous faire gagner du temps

Personne n’aime passer des heures sur des tâches répétitives et monotones. Si certaines tâches sont inévitables, la grande majorité d’entre elles peuvent être automatisées. En tirant parti de l’automatisation PDF, une grande partie de la charge de travail passe des employés aux outils, ce qui libère du temps pour les tâches prioritaires et améliore la gestion globale du flux de travail.

Mais qu’entendons-nous exactement par flux de travail ou « workflow » ? Un flux de travail est une séquence d’étapes répétables qui sont exécutées dans un certain ordre pour réaliser une tâche, comme la création d’une facture ou la rédaction d’un contrat. En tirant parti de la technologie pour rationaliser les processus et éliminer les étapes inutiles, les entreprises peuvent aider leurs employés à accroître leur efficacité et à consacrer davantage de temps à des tâches à plus fort impact. Découvrez les principes de l’automatisation PDF, comment rationaliser vos flux de travail et réduire les erreurs et comment PDFCreator peut aider votre entreprise, ainsi que tous les avantages de son intégration.

La réponse est simple : Tout le monde.

Selon une étude de Zapier, environ 94 % des employés américains consacrent leur temps à des tâches répétitives et chronophages, et 44 % des personnes interrogées déclarent ne pas se sentir très efficaces au cours de la journée. De nombreuses tâches quotidiennes peuvent être automatisées et déléguées à des outils logiciels, libérant ainsi les employés des processus manuels.

Avec les progrès rapides de la technologie et la multitude d’outils disponibles, il est logique d’en tirer pleinement parti. Après tout, le but est de travailler plus judicieusement, pas plus dur. La création de et l’automatisation PDF va au-delà de la conversion d’un seul document. Les imprimantes PDF peuvent être appliquées à de nombreux scénarios pour améliorer les flux de travail. Certains l’utiliseront pour la création numérique de rapports, en combinant plusieurs types de fichiers dans un seul document cohérent, pour archiver des documents importants en vue d’une utilisation ultérieure, pour numériser leurs archives papier, pour la facturation, et plus encore. Pour chacun de ces scénarios, vous pouvez configurer votre imprimante PDF à l’avance, avec un profil pour chaque utilisation, afin que chaque fichier converti reçoive automatiquement les spécifications de mise en page, et soit stocké au bon endroit ou envoyé à la bonne personne.

En améliorant l’efficacité du flux de travail grâce à l’automatisation PDF, une entreprise peut aider son équipe à gagner du temps sur les tâches administratives, ce qui permet une meilleure allocation des ressources et des opérations plus fluides.

Une étude réalisée en 2023 par Slack indique que les employés perdent en moyenne un tiers de leur journée de travail à cause de tâches ingrates et répétitives. Pour mettre cela en perspective, cela représente environ 13 heures sur 40 heures de travail que les employés pourraient consacrer à des tâches plus utiles et prioritaires.

De plus, on estime qu’environ un tiers des tâches d’un grand nombre d’emplois peuvent être facilement automatisées. Malgré cela, de nombreuses entreprises ne reconnaissent toujours pas la valeur de l’investissement dans la productivité des employés par le biais d’un logiciel d’automatisation PDF.

En plus de vous faire gagner du temps et de vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte, la mise en œuvre d’un système automatisé de production PDF permet également de réduire les risques d’erreurs et de garantir la cohérence. Par exemple, PDFCreator permet aux utilisateurs de définir des profils personnalisés qui maintiennent un formatage uniforme, appliquent les éléments nécessaires et stockent les documents dans des emplacements désignés, le tout sans intervention manuelle. Ce processus réduit la marge d’erreur et les incohérences entre les documents en rationalisant les éléments nécessaires.

La mise en œuvre de l’automatisation PDF permet aux équipes de collaborer plus efficacement, en se concentrant principalement sur les tâches plus importantes, sans avoir à se préoccuper d’ajouter des numéros de page ou des pages de couverture, de s’assurer que la mise en page est correcte et que les images conservent leur qualité. De plus, en supprimant ces opérations monotones, les travailleurs augmentent leur productivité en passant simplement moins de temps sur des tâches répétitives.

Ces données montrent qu’il est dans l’intérêt des entreprises d’investir dans un système automatisé de production PDF​. Les logiciels sont censés vous simplifier la vie ; c’est pourquoi PDFCreator fait le travail à votre place en arrière-plan, vous évitant ainsi les tâches manuelles répétitives. Pour réduire votre charge de travail, il vous suffit de l’installer après l’avoir téléchargé et de laisser le logiciel faire le travail à votre place.

L’installation et l’intégration sont rapides et faciles, et offrent des avantages à long terme en réduisant la charge de travail et en améliorant la productivité. La mise en place de systèmes permettant d’alléger le flux de travail optimisera non seulement la gestion des données, mais améliorera également l’efficacité globale de l’équipe grâce à l’automatisation PDF et de tâches essentielles.

Il est essentiel de veiller à ce que le formatage des documents soit structuré, professionnel et disponible sur n’importe quel appareil. Cependant, il peut être difficile d’assembler différents formats de fichiers et de s’assurer qu’ils sont cohérents. Avec le bon outil d’automatisation PDF, c’est un jeu d’enfants. PDFCreator vous permet de prendre n’importe quel nombre de fichiers dans n’importe quel format et de les fusionner en un seul document, sans avoir à assembler et arranger les documents manuellement. En outre, vous pouvez définir les autres aspects nécessaires à ces flux de travail automatisés : protection par mot de passe, pages de couverture, arrière-plans, numéros de page, etc.

Les outils logiciels ne servent à rien si leurs capacités ne sont pas pleinement exploitées. L’avantage de PDFCreator, c’est que vous n’avez pas besoin de passer votre temps à le gérer et à le surveiller. Ce système automatisé de production pdf​ a été conçu pour accélérer la configuration initiale, simplifier les processus et augmenter la productivité. Il vous suffit donc de l’installer, de créer les différents profils dont votre entreprise a besoin, que ce soit pour chaque service ou pour différents projets, et toute personne ayant installé PDFCreator sur son ordinateur portable peut accéder à l’imprimante pour créer des PDF sans effort.

Il y a de fortes chances que votre ordinateur portable contienne de nombreux dossiers, avec plusieurs sous-dossiers à l’intérieur de ceux-ci. Pour vous aider, PDFCreator vous évite d’avoir à fouiller dans vos dossiers pour trouver les fichiers que vous cherchez : vous pouvez simplement imprimer au format PDF et assigner le document à enregistrer dans un dossier donné grâce à l’automatisation PDF. De plus, vous n’aurez pas besoin de saisir manuellement le nom du fichier. Qu’il s’agisse de la date, du nom, du département ou de la date, du projet, du nom, vous pouvez sauter une étape et attribuer des jetons d’utilisateur à tout fichier converti avec chaque profil.

Vous pouvez également programmer l’outil pour qu’il envoie automatiquement le PDF par e-mail lors de la conversion, ce qui garantit un flux de travail fluide pour les employés, sans intervention manuelle.

Appliquez automatiquement la protection par mot de passe et le chiffrement aux fichiers confidentiels. Demandez des signatures numériques pour sécuriser les approbations. Veillez au respect des politiques de sécurité de votre entreprise.

Lorsque vous recherchez des fonctions de conversion PDF, privilégiez les outils qui s’intègrent facilement dans votre flux de travail. Ils doivent également pouvoir convertir un large éventail de formats de fichiers (p. ex. Word, Excel, PowerPoint et images) grâce à l’automatisation PDF. Recherchez une conversion de haute qualité qui conserve la mise en forme du document original, y compris les polices, les images et les mises en page. La rapidité de traitement, les options de conversion par lots et la fonctionnalité « glisser-déposer » permettent de rationaliser votre flux de travail. Les fonctionnalités spécifiques que vous devez rechercher sont les suivantes :

• Fusion
• Sauvegarde automatique
• Envoi automatique par e-mail
• Page de couverture 
• Capacités CS-script
• Capacités de partage
• Outils de chiffrement tels que la protection par mot de passe ou les filigranes

Les logiciels PDF sont utilisés dans la plupart des secteurs d’activité et dans chacun de leurs différents départements. Grâce à l’automatisation PDF, les entreprises peuvent traiter efficacement de gros volumes de données, créer des documents numériques, rationaliser leur processus de travail et impressionner facilement leurs clients, tout en réduisant les efforts manuels et en garantissant l’exactitude de la gestion des documents.

L’utilisation d’un système automatisé de production PDF variera en fonction des types de documents qu’elles doivent imprimer à ce format. Voici quelques exemples d’utilisations spécifiques :