Oft müssen eine große Anzahl wichtiger Dateien wie Rechnungen und Berichte schnell und sicher geteilt werden. PDF ist aufgrund seiner Kompatibilität und Fähigkeit, das Format auf verschiedenen Geräten beizubehalten, einer der am häufigsten geteilten Dateitypen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Option, PDF-Dokumente nach der Konvertierung automatisch per E-Mail zu senden. Die ist eine von vielen PDF-Automatisierungstools in PDFCreator.
PDF per E-Mail direkt an bestimmte Empfänger senden
Anstatt Ihre PDF-Datei auf Ihrem Gerät zu speichern, haben Sie die Möglichkeit, sie nach jeder Konvertierung automatisch per E-Mail zu senden. Sie können auch wählen, sie automatisch zu speichern und zusätzlich an eine bestimmte Adresse zu senden. Da dies für verschiedene Druckprofile konfiguriert werden kann, können Sie beispielsweise alle Rechnungen an Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse senden und Berichte an eine andere.
Wie kann ich automatisch eine PDF-Datei per E-Mail senden?
- Installieren und öffnen Sie PDFCreator.
- Konfigurieren Sie PDFCreator zunächst so, dass PDF-Dateien automatisch gespeichert werden, indem Sie auf "Profile" klicken und "Automatisches Speichern" auswählen. Hier können Sie PDFCreator so konfigurieren, dass PDF-Dateien automatisch in einen bestimmten Ordner gespeichert werden.
- Richten Sie PDFCreator anschließend so ein, dass PDF-Dateien automatisch per E-Mail gesendet werden. Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und wählen Sie "E-Mail".
- Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, an die Sie Ihre PDFs nach jeder Konvertierung senden möchten. Sie können auch einen Betreff und einen E-Mail-Text definieren.
Tipp: Mit Hilfe von Benutzertokens können Sie diesen Prozess noch weiter automatisieren. Diese "Platzhalter" werden in der Regel verwendet, um automatisch Informationen wie den Namen des Benutzers, das Erstellungsdatum, den Dokumenttitel oder andere benutzerdefinierte Daten zur PDF-Datei hinzuzufügen.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Automatisierung des Prozesses zum Senden von PDF-Dateien per E-Mail Zeit und Mühe sparen. Mit PDFCreator können Sie das Tool leicht so konfigurieren, dass PDF-Dateien automatisch gespeichert und per E-Mail gesendet werden. Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritte können Sie Ihren Workflow und Ihre Produktivität verbessern.
FAQs: Automatisches Senden von PDF per E-Mail
Was sind die Vorteile des automatischen Versands von PDFs per E-Mail?
Das automatische Senden von PDFs per E-Mail direkt nach der Konvertierung kann Ihnen viel Zeit sparen und lässt sich leicht in PDFCreator konfigurieren. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Dateien direkt von Ihrem PDF-Konverter aus per E-Mail senden können, anstatt Ihre Dateien zuerst zu speichern und sie dann auf Ihr E-Mail-Konto hochzuladen. Wenn Sie diese Auto-Funktion einrichten möchten, befolgen Sie bitte die oben beschriebenen Schritte.
Welche Tools kann ich verwenden, um eine PDF-Datei automatisch per E-Mail zu senden?
Für das automatische Versenden von PDFs per E-Mail empfehlen wir PDFCreator. Einer der vielen Gründe hierfür ist, dass PDFCreator auch die Möglichkeit bietet, Benutzertokens zu verwenden, die es Ihnen ermöglichen, Daten automatisch in sowohl die Betreffzeile als auch in den E-Mail-Text einzufügen.
Kann ich die E-Mail-Betreffzeile und den E-Mail-Text anpassen, wenn ich PDF-Dateien mit PDFCreator sende?
Ja, dies lässt sich einfach einrichten. In den E-Mail-Einstellungen von PDFCreator können Sie für das automatische Versenden per E-Mail mehrere Adressen auswählen und Sie können auch die E-Mail-Betreffzeile und den Text der E-Mail im Voraus definieren.