Das PDF-Format begegnet uns überall. Bewerbungen, Rechnungen, Broschüren, Verträge, offizielle Dokumente mit sensiblen Daten - die Liste von Inhalten, die wir als PDF teilen, ist endlos. Aber wieso ist PDF überhaupt so beliebt? Was macht es zu einem so zuverlässigen Format, dass es seit seinen Ursprüngen in den frühen Neunziger Jahren heute noch immer eins der meist genutzten Dateitypen ist? Wie schafft es PDF, den heutigen Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden während immer neue Tools entwickelt werden?
Das ausschlaggebendste Merkmal von PDF (Portable Document Format) ist seine Übertragbarkeit (portability). Unabhängig vom benutzten Gerät oder Betriebssystem bleibt das originale Layout, inklusive Schriftarten und Bildern, dasselbe - sowohl auf dem Bildschirm als auch auf Papier. Es macht darüber hinaus auch keinen Unterschied welche Software zum Erstellen der Datei genutzt wurde, man kann sich darauf verlassen, dass das Ergebnis gleich ist - überall.
Ein weiterer Aspekt, der PDF zu einem der beliebtesten Formate macht, ist seine Sicherheit. PDF-Dateien können mit einem Passwort geschützt werden und es kann festgelegt werden ob ein Nutzer die Datei öffnen, drucken oder bearbeiten kann. Dies hilft dabei, die Kontrolle über seine Daten zu behalten und sensible Informationen zu schützen
Das PDF-Format ist viel flexibler als man denkt
Während fast jeder damit vertraut ist, wie man Office-Dateien in PDF konvertiert, wissen einige nicht, dass das Format noch viel mehr zu bieten hat.
Ein PDF Converter, wie der originale PDFCreator, bietet Ihnen sehr viel mehr Möglichkeiten als nur das einfache Speichern eines Dokuments als PDF. Er ermöglicht Ihnen z.B. im Voraus auszuwählen, wo Ihre Dateien automatisch gespeichert oder an welche E-Mail-Adresse sie gesendet werden. Darüber hinaus können Sie mithilfe von Tokens (Platzhaltern) bestimmte Werte definieren, wie z.B. das heutige Datum, Ihren Benutzernamen oder einen Zähler der sich bei jedem Druckvorgang erhöht. All dies kann sehr hilfreich sein wenn Sie viele Dokumente der gleichen Sorte drucken, z.B. Rechnungen.
Außerdem können Sie mit PDFCreator mehrere PDFs zusammenfügen und ihre Reihenfolge ändern. Besser geht es nicht, oder? (Kleiner Hinweis: es geht. Lesen Sie unten mehr.)
PDFs bearbeiten und digitale Signaturen verschicken
Wie Sie sehen, ist das PDF-Format bei weitem flexibler als es zunächst erscheint. Falls Sie jedoch noch immer der Ansicht sind, man könne eine PDF-Datei nicht wie ein Word-Dokument bearbeiten möchten wir Ihnen sagen: es geht doch! Mit einem PDF-Bearbeitungs-Tool wie PDF Architect können PDFs in Word konvertiert werden oder mithilfe des 'Bearbeiten-Modul' direkt in der PDF-Datei bearbeitet werden.
Aber das ist noch lange nicht alles. PDF Architect erlaubt Ihnen sogar, schnell und sicher digitale Signaturen vorzubereiten, zu verschicken und ihren Status zu überwachen, alles direkt in der Applikation. Diese elektronischen Signaturen sind rechtlich bindend und haben damit dieselbe Gültigkeit wie Signaturen in Papierform.
Betrachtet man diese wichtigsten Vorteile des PDF-Formats, ist es leicht zu verstehen warum PDF auch eine sehr große Rolle im geschäftlichen Bereich spielt. Sowohl seine Sicherheitsaspekte als auch die Übertragbarkeit der Darstellung machen es zu einer einfachen und sicheren Lösung, Inhalte mit Geschäftspartnern zu teilen.
Weitere Informationen über die Möglichkeiten, PDFs zu bearbeiten, finden Sie in unserem Artikel Wie kann ich eine PDF bearbeitbar machen.
Falls wir Sie zu einem PDF-Fan konvertiert haben, empfehlen wir Ihnen, PDFCreator herunterzuladen, oder PDFCreator Online direkt in Ihrem Browser zu nutzen. Für Unternehmen empfehlen wir die verschiedenen PDFCreator Business Editionen welche für alle IT-Arbeitsumgebungen geeignet sind. Falls Sie nach einem PDF-Bearbeitungs-Tool suchen, empfehlen wir PDF Architect.